Fylkesmannen: Museum Nord må gi fra seg hemmelig dokument

257

Fylkesmannen i Nordland har gitt redaksjonen i LoVe24.no medhold i kravet om fullt innsyn i et hemmelig dokument som Museum Nord og Hurtigrutens Hus til nå har holdt hemmelig.

Det går fram av et dokument fra Fylkesmannen i Nordland til Museum Nord på Melbu datert 21. august 2017.

– Fylkesmannen tar klagen til følge og omgjør avgjørelsen slik at det gis innsyn i Møtereferat forhandlingsmøte nr. 1 i sak 2017/76 Leieavtale Hurtigrutens Hus.
Unntak fra offentlighet anses ikke å ha hjemmel i hverken § 13 eller § 23 i offentleglova, skriver underdirektør Tor Sande hos Fylkesmannen i Nordland i brevet til Museum Nord, og med kopi til Hurtigrutens Hus.

Vi gjengir resten av dokumentet fra Fylkesmannen i Nordland til Museum Nord i sin helhet her:

«Bakgrunn
Nettavisa LoVe24 fremsatte den 30.06.2017 krav om innsyn i møtereferat fra Hurtigrutens Hus KF ført som journalpost 2017/76-5 (2017/189) i Museum Nord sin postjournal.
Kravet ble avslått av Museum Nord samme dag, og i medhold av offentlighetslova (offl) § 31 nærmere begrunnet den 04.07.2017 som følger:

Museum Nord og Hurtigrutens Hus KF er i innledende kontraktsforhandlinger om leieforhold. Grunngitt med at partene er i innledende forhandlinger, er vår vurdering at vi er pliktige til å ivareta egne så vel som motpartens interesser i saken.

Som hjemmel er det vist til offl § 13 første og andre ledd og fvl § 13 andre ledd punkt 2. Og det er vist til at motparten også har unndratt saken fra offentlighet.

Avslaget ble påklaget av redaktør Thor-Ivar Guldberg i e-post den 04.07.2017, som innledningsvis viser til grunnlovsbestemmelsen om pressefrihet og offentlighetsprinsippet.

I klagen betviles at dokumentet i sin helhet kan unntas på grunnlag av at det inneholder taushetsbelagte næringsopplysninger. Dette da Museum Nord er en offentlig organisasjon som ikke står i noe konkurransemessig forhold til noen, men har en monopolstatus på sitt virksomhetsområde, og som drives med midler fra det offentlige. Dokumentene i organisasjonen må derfor være like offentlig som Kulturdepartementets sine.

Det ville være feil om slike opplysninger holdes hemmelig inntil vedtak om bruk av penger er gjort.

Videre heter det i klagen:

Det er stor strid rundt Hurtigrutens Hus og det planlagte vernebygget til «Finnmarken». Det er store summer som skal brukes, opp mot 100 millioner kroner. Dette alene skulle tilsi at media bør få innsyn i bruken av offentlige midler. Det ville være feil om slike opplysninger holdes hemmelig inntil vedtak om bruk av penger er gjort.

Denne redaksjonen ser på avslaget som et forsøk på å kneble informasjonsformidling og samfunnskritisk debatt rundt prosjektene på Stokmarknes. Vi krever derfor innsyn i hele dokumentet og saksforholdet, bortsett fra sekundært enkeltopplysninger.

Etter en ny vurdering av innsynskravet den 21.07.2017 ble avslaget opprettholdt. I begrunnelsen for dette vises det stadig til at partene er i innledende kontraktsforhandlinger om videreføring av leieforholdet, og at Museum Nord anser seg pliktig til å ivareta egne så vel som motpartens interesser i saken. Hurtigrutens Hus har dessuten flere leieforhold med andre aktører i samme bygg, og det ville være galt å offentliggjøre dokumenter som kan være til skade for egen og motpartens framtidige forhandlingsposisjon. Også Hurtigrutens Hus har unntatt dokumentet fra offentlighet.

Saken er etter dette oversendt Fylkesmannen for klagebehandling.

Fylkesmannens behandling av klagen

Rettslig grunnlag
Gjenstand for klagen her er journalpost 2017/189-5 hos Museum Nord; Møtereferat forhandlingsmøte nr. 1 i sak 2017/76 Leieavtale Hurtigrutens Hus.

Fylkesmannen er klageinstans for vedtak om innsyn truffet av rettssubjekt som er omfattet av offentleglova (offl), jf § 2 første ledd bokstavene c, jf § 32 og offentlegforskrifta § 11.

Fylkesmannens avgjørelse bygger på de opplysninger som er framkommet i det skriftlige materialet som er oversendt. Lovgrunnlaget er lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) som trådte i kraft 01.01.2009, der formålet med loven er å «legge til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal óg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.»

Det følger av offl § 3 at saksdokument, journaler og lignende register for organet, som hovedregel er offentlig og åpne for innsyn med mindre unntak er hjemlet ved lov eller forskrift. Unntaksbestemmelsene i lovens kapittel 3 skal anvendes slik at det ikke unntas i større utstrekning enn det som er nødvendig for å ivareta de hensyn som lovgiver har ment å verne i de respektive bestemmelser.

Dersom vilkår for unntak foreligger skal det, med mindre unntaket har hjemmel i lovbestemt taushetsplikt, alltid vurderes om det likevel skal gis innsyn til hele eller deler av et dokument med anvising på at kommunen «bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak», jf. § 11 om meroffentlighet.

I Justis- og politidepartementets «Rettleiar til offentleglova» (heretter benevnt veilederen) gis utfyllende kommentarer til offentleglova og forståelsen av denne.

Vurdering
Museum Nord har anvendt offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13 andre ledd punkt 2 – bestemmelsen om unntak for taushetsbelagte næringsopplysninger – som rettslig grunnlag for å avslå innsynskravet. Som klager anfører vil ikke dokumenter i virksomhet som mottar offentlig støtte til ikke-kommersiell virksomhet kunne unntas etter denne bestemmelsen. Heller ikke fra det kommunale foretakets ståsted kan leieavtalen anses som forretningshemmelighet.

Når det gjelder unntak av hensyn til framtidig forhandlingsposisjon, så er det offentleglova § 23 som er den aktuelle hjemmel. Vilkårene for unntak etter denne bestemmelsen er imidlertid strenge, ved at unntak bare kan gjøres dersom det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiforvaltningen til organet.

Ifølge veilederen innebærer det at det må foreligge en ganske så konkret fare for at innsyn vil kunne skade de interessene bestemmelsen skal verne og at skaden må være av et visst omfang. Videre sier veilederen:

Dette unntaket vernar om dei privatøkonomiske interessene til organet i forhandlingssituasjonar, og gjeld både ved kjøp og sal og ved avtaleforhandlingar meir generelt. Også opplysningar i saker som gjeld erstatningskrav mot det offentlege vil kunne vere omfatta av dette unntaket.
Derimot vil ikkje saker som gjeld den interne økonomiforvaltninga, som budsjettsaker, vere omfatta. Det er vidare eit vilkår for å kunne gjere unntak at dei aktuelle opplysningane har eit konkurranseaspekt. Innsyn i opplysningane må såleis medføre fare for at forhandlingsposisjonen eller den strategiske stillinga til organet i den aktuelle saka eller i framtidige saker blir svekt, slik at kostnadene blir større eller vinsten mindre.
(…)
Om unntak er påkravd må vurderast ut frå situasjonen på det tidspunktet innsynskravet blir avgjort. Omsynet til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, løns- eller personalforvaltninga til organet vil ofte ikkje tilseie at det bør nektast innsyn i opplysningar over eit lengre tidsrom. Til dømes vil det ofte vere slik at det ikkje lenger vil vere høve til å gjere unntak etter at ei forhandling er avslutta og avtale er inngått. Det kan likevel tenkjast situasjonar der det framleis vil vere påkravd å gjere unntak for opplysningar etter at den aktuelle saka er avslutta, til dømes der opplysningane gjeld forhandlingsstrategiar eller tolegrensa for kor mykje som kan betalast, og desse opplysningane også vil vere relevante for framtidige forhandlingar.

Fylkesmannen kan vanskelig se at offentliggjøringen av disse opplysningene vil kunne skade forhandlingsposisjonen.

Det aktuelle dokumentet – møtereferatet fra det innledende møtet mellom partene – inneholder i det vesentligste opplysninger om gjeldende avtale og grunnlaget for de kommende forhandlingene og partenes synspunkter på dette. Fylkesmannen kan vanskelig se at offentliggjøringen av disse opplysningene vil kunne skade forhandlingsposisjonen, eller på annen måte skade de økonomiske interessene som § 23 skal beskytte.

Uansett må det i vurderingen av dette ses hen til meroffentlighetsprinsippet, og vi kommer til at hensynet for å gi innsyn i dette tilfellet veier tyngre enn behovet for unntak.

Generelt må det bemerkes at hvordan betydelige offentlige midler forvaltes er det grunn til å ha åpenhet om.

Det har vært flere saker i media som vedrører drift av det kommunale foretaket Hurtigrutens Hus KF og Museum Nords realisering av vernebygg. Også leieavtalen har vært omtalt, så den saken vil også isolert sett ha offentlig interesse. Generelt må det bemerkes at hvordan betydelige offentlige midler forvaltes er det grunn til å ha åpenhet om. Og prinsippet om at offentlig virksomhet skal være åpen og gjennomsiktig, gjelder uavhengig om virksomheten er organisert. At allmenhetens får innsyn kan bidra til demokratiske prosesser, mulighet for kontroll og at tillitten til det offentlige ivaretas.

Fylkesmannen konkluderer dermed med at det ikke foreligger grunnlag for, eller er godtgjort noe særlig behov for hemmelighold av referatet av hensyn til økonomiforvaltninga etter offl § 23.

Fylkesmannen vil understreke at klagebehandlingen her gjelder møtereferatet. Museum Nord bes om å sørge for at innsynskrav som vedrørende sak 2017/76 blir besvart og behandlet etter offentleglovas kap 4.

Vedtak
Klagen tas til følge. Dette slik at det gis innsyn i møtereferatet fra forhandlingsmøte nr 1 den 31.05.2017

Vedtaket er fattet med hjemmel i offentlighetsloven §§ 13 og 23 og offentlegforskrifta § 11, jf offl § 32 første ledd femte punktum.

Avgjørelsen kan ikke påklages videre, jf. forvaltningsloven § 28.

Sakens parter er underrettet ved kopi av dette brev, og det forutsettes at Museum Nord utleverer dokumentet omgående.»